Memahami Manajemen Pengadaan Barang Dan Jasa

Manajemen pengadaan barang dan jasa memainkan peranan yang semakin penting dalam kehidupan perusahaan baik itu perusahaan manufaktur maupun perusahaan jasa. Perusahaan manufaktur menghabiskan dana rata rata lebih dari 65 % dari  seluruh biaya produksinya untuk pengadaan bahan langsung maupun bahan penunjang. Begitu pula anggaran yang digunakan untuk mengadakan barang investasi dalam bentuk gedung,mesin produksi, kendaraan operasional dan suku cadang mesin yang digunakan sangatlah menguras anggaran yang ada. Perusahaan jasa seperti perusahaan operator telekomunikasi juga menghabiskan dana yang sangat besar untuk pengadaan investasi gedung, perangkat dan jaringan telekomunikasi baik dalam bentuk satelit, kabel serat optik dan lain lain. Biaya-biaya itu sangat dominan dalam penentuan Harga Pokok Produksi dan pada gilirannya juga akan menentukan harga jual produk dan jasa serta daya saing perusahaan di pasar. Bila anda sedang mencari pelatihan HPS untuk perusahaan anda silahkan klik link berikut Pelatihan HPS Fei Training. Bila anda ingin tahu lebih lanjut tentang HPS silahkan lanjutkan membaca artikel ini. Melihat kenyataan ini, manajemen pengadaan harus dibuat sedemikian rupa sehingga bisa memberikan dukungan terbaik bagi peusahaan. Dukungan itu diwujudnyatakan dalam bentuk sistem pengadaan yang menghasilkan kualitas barang dan jasa sesuai dengan kebutuhan perusahaan, harga barang dan jasa yang wajar dan semua itu dapat dapat diterima dalam waktu yang disepakati. Hal ini tidaklah mudah. Harus ada konsep dan sistem pengadaan yang terpadu sejak dari aspek strategi pengadaan, perencanaan pengadaan, proses pengadaan, sistem manajemen pergudangan dan distribusi serta dukungan teknologi informasi yang memadai. Diatas semua itu,sudah barang tentu harus dikelola oleh human capital yang berkuatlitas tinggi.

Outsourcing Management

Gambar Core Business dan Non Core Business

Dalam menjalankan visi dan misinya, secara garis besar perusahaan dapat membagi semua proses bisnisnya menjadi dua kelompok besar yaitu bisnis inti (core business) dan bisnis non inti ( non core business). Sebagai iliustrasi, perusahaan pertambangan minyak dan gas memiliki core business process sebagai berikut :

• Mencari minyak dan gas bumi ( exploration).
• Memproduksi minyak dan gas bumi ( exploitation).
• Mengolah minyak dan gas bumi ( refining).
• Menjual minyak dan gas bumi ( sales and marketing).

Proses bisnis lain yang ada dalam perusahaan pertambangan itu yang bukan termasuk proses bisnis utama ( non core business) adalah :

• Transpor minyak dan gas.
• Mmbangun infrastruktur.
• Memelihara peralatan dan bangunan.
• Membor sumur.
• Memelihara sumur minyak dan gas.
• Penyediaan peralatan dan suku cadang.
• Memelihara camp dan perumahan.
• Penyelenggaraan pendidikan untuk anak karyawan.
• Fasilitas transportasi karyawan.

Dalam menjalankan proses bisnisnya, perusahaan akan lebih konsentrasi untuk melakukan proses inti saja. Proses non inti cenderung diserahkan kepada fihak ketiga atau kontraktor. Perusahaan akan lebih fokus sehingga oganisasi perusahaan menjadi ramping dan sederhana.Proses seperti ini disebut outsourcing. Alasan dilakukannya outsourcing untuk proses non inti dapat diuraikan sebagai berikut :

• Meningkatkan fokus perusahaan pada proses bisnis inti karena di proses inti inilah kapabilitas utama perusahaan.
• Memamfaatkan kemampuan kontraktor kelas dunia.
• Menekan biaya dan meningkatkan keuntungan yang didapat dari rekayasa ulang proses bisnis perusahaan.
• Berbagi risiko dengan kontraktor.
• Optimalisasi sumber daya perusahaan.
• Memungkinkan tersedianya dana kapital.
• Mengurangi dan mengendalikan biaya operasi.
• Memperoleh sumber daya yang tidak dimiliki sedndiri.

Tahapan proses outsourcing dapat digambarkan seperti di bawah ini.

Gambar Tahapan proses outsourcing

Pada prinsipnya, semakin perusahaan fokus pada bisnis intinya akan semakin banyak proses bisnis non inti dan bahkan proses inti akan semakin lama semakin fokus sehingga proses non inti akan membengkak. Perkembangan diatas  membuat lingkup tugas manajemen pengadaan akan semakin luas. Untuk memilih kontraktor transportasi migas misalnya, diperlukan proses yang tidak mudah dan sederhana agar sesuai dengan objektif manajemen pengadaan.

Objektif Manajemen Pengadaan

Objektif manajemen pengadaan barang dan jasa adalah sebagai berikut :

• Mempertahankan kualitas material.

Definisi kualitas material bukanlah kualitas terbaik yang ada di pasar material tetapi adalah kualitas yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan (fitness for use). Agar material yang dibeli sesuai dengan kebutuhan maka harus ditetapkan spesifikasi standar setiap material yang akan diadakan. Beberapa dasar yang biasa dipakai untuk menentukan spesifikasi standar adalah :ukuran kimia, fisika dan dimensional, market grade,brand name, users specification,purchasing by sample, standar industri dan blue print.

• Membeli material dengan harga yang wajar.

Syarat harga yang wajar ada 2 aspek yaitu harga itu harus fair dalam arti keuntungan yang didapat penyedia barang dan jasa harus ada dalam batas-batas kewajaran. Syarat yang kedua, harga itu harus reasonable. Artinya  bila membeli barang dalam jumlah yang besar dan jangka panjang maka perusahaan berhak mendapatkan potongan harga.

• Optimasi persediaan.

Persediaan bahan baku, bahan penunjang maupun sukucadang harus dijaga dalam keadaan optimal. Optimal artinya sistem pesediaan harus bisa melayani setiap pemakai (users) kapanpun, dimanapun dan berapapun jumlah yang diperlukan oleh users. Dengan kata lain sistem persediaan harus bisa memberikan pelayanan terbaik akan tetapi persediaan harus dijaga dalam jumlah terendah. Jadi, sistem persediaan optimal artinya sistem persediaan yang bisa melayani  users dengan service level maksimal dan stok minimal. Ilmu yang digunakan untuk itu disebut inventory management.

• Menghindari duplikasi , waste dan kadaluarsa

Duplikasi terjadi bila satu item barang memiliki lebih dari satu nama dan kodifikasi material sehingga akan menyulitkan. Untuk itu, perlu ada standardisasi kodifikasi, nama, spesifikasi dan satuan mateial. Waste artinya bila ada barang dalam bentuk potongan kabel, kayu dll yang sudah tidak dapat digunakan. Barang kadaluarsa (obsolete) adalah barang yang sudah expired baik secara fisik maupun dilihat dari aspek teknologi.

• Mempertahankan dan meningkatkan posisi kompetitif perusahaan

Pengadaan barang dan jasa akan menghabiskan jumlah dana yang sangat besar. Perusahaan manufaktur menghabiskan paling tidak 65 % dari Harga Pokok Produksinya ( cost of goods manufactured) untuk pengadaan bahan baku ( direct material). Begitu pula dana yang dihabiskan untuk pengadaan jasa maintenance dll. Penghematan biaya pengadaan akan mampu mereduksi biaya- biaya tersebut yang pada gilirannya akan meningkatkan posisi kompetitif perusahaan.

• Mendapatkan material baru untuk meningkatkan produktifitas perusahaan

Fungsi manajemen pengadaan juga diharapkan bisa melakukan riset bekeja sama dengan fihak ketiga untuk mencari mateial baru yang dapat meningkatkan produktifitas perusahaan.

Dalam operasional perusahaan sehari-hari, manajemen puncak perusahaan memiliki perspektif yang dapat digambarkan dengan gambar dibawah ini.

Gambar Perspektif Top Management

• Tepat barang.

Tepat barang. Artinya tidak ada toleransi terhadap kesalahan pemilihan barang baik itu bahan baku maupun suku cadang. Agar kondisi tepat barang ini tecipta, harus ada nama standardisasi  kodifikasi  barang,nama barang, spesifikasi  dan part number pabrik pembuat  serta satuan barang. Tanpa semua itu maka akan terjadi duplikasi nama barang, duplikasi kodifikasi barang dsb. Sebagai contoh, satu departemen menyebut obeng dan departemen lain menyebut screw diver.

• Tepat mutu

Mutu merupakan hal yang sangat penting. Agar dicapai tepat mutu maka perusahaan harus merumuskan standarisasi mutu barang yang akan dipakai. Tepat mutu tidak berarti bahwa barang yang diterima harus memiliki mutu terbaik ( best quality) akan tetapi mutu barang harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Ahli quaity, Juran, menyebutkan, defiisi quality adalah fitness for use.

• Tepat harga

Tepat harga artinya bahwa harga beli material dan atau jasa harus  ada dalam batas-batas kewajaran. Maka dari itu, setiap item barang yang akan dibeli harus memiliki HPS ( harga pekiraan sendiri). Kesalahaan dalam penentuan HPS akan berakibat fatal.HPS harus dijadikan dasar saat negosiasi dan penyusunan kontrak dengan penyedia barang dan jasa. HPS harus diperbaharui (updating) secara terus menerus. Perusahaan harus memliki data base harga yang lengkap.

• Tepat jumlah

Jumah barang yang diterima harus sesuai dengan kebutuhan. Tidak ada tolerasnsi atas kelebihan jumlah barang di gudang ( over stock) atau ketiadaan barang yang diperlukan ( stock out) sehingga mengganggu operasi perusahaan.

• Tepat waktu

Barang dan jasa harus dapat diterima tepat pada waktu diperlukan. Apabila barang datang terlalu cepat akan mengakibatkan masalah di gudang dan apablla barang diterima terlambat maka akan mengakibatkan stock out dan tentu akan mengganggu operasional perusahaan.

• Tepat transportasi

Alat transportasi yang digunakan harus tepat. Kalau semua pengadaan dikatagorikan urgent sehingga semuanya harus diangkut dengan pesawat udara, artinya tejadi mismanagement. Pengiriman barang harus direncakanan dengan cermat. Kalau bisa dikirim dengan kereta api, mengapa harus dikirim dengan pesawat yang biayanya pasti lebih mahal.

• Tepat kontrak.

Kontrak adalah ikatan hukum antara pembeli dan penjual. Kontrak harus seimbang dengan kata lain semua kepentingan pembeli dan penjual tercantum dalam kontrak dimaksud. Hak- hak dan kewajiban keduanya seimbang.

• Tepat sikap

Menjadi eksekutif manajemen pengadaan tidaklah mudah. Tugasnya sangat berat. Godaan dari para pihak di sekelilingnya sangat banyak. Untuk itu tidak hanya diperlukan ilmu manajemen yang memadai tapi juga perlu didukung oleh perilaku ( attitude) yang sangat baik. Hal ini agar tidak terjadi pertentangan kepentingan (conflict of interest) pihak-pihak yang telibat secara langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan. Penyalahgunaan wewenang dan melakukan kegiatan bersama dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung merugikan perusahaan harus dihindari. Eksekutif pengadaan dilarang menerima hadiah, imbalan atau atau apa saja dari siapapun yang diketahui atau patut dapat diduga berkaitan dengan proses pengadaan barang dan jasa.

Profesi di bidang pengadaan sangatlah menarik dan menantang. Sembilan tepat yang digambarkan pada gambar 3 di atas mudah diucapkan tapi tidak mudah untuk dilaksanakan. Tapi itulah kunci keberhasilan seorang eksekutif manajemen pengadaan barang dan atau jasa.