Digitalisasi Arsip dan Administrasi

Arsip sebagai bahan administrasi pendukung kelancaran manajemen perusahaan harus ditata dan dikelola dengan baik pada setiap tingkat manajerial.  Banyak para manajer belum memahami manajemen arsip ini, sehingga pada saatnya dibutuhkan, arsip menjadi faktor penghambat. Untuk menghindari hal itu Training ini diadakan.Setelah mengikuti ini, maka peserta akan memahami konsep manajemen arsip dan mengaplikasikannya. Dengan demikian arsip tidak lagi akan menjadi faktor penghambat operasional perusahaan.

Tujuan Pelatihan :

1. Memahami bagaimana mengelola dokumen secara efisien dan mudah untuk ditelusur.
2. Meningkatkan perbaikan pengendalian dokumen yang ada agar lebih efektif dan tidak menjadi birokratis yang kaku.
3. Mengetahui dan memahami pola penyimpanan Document yang efektif, cepat dan tepat serta efisien
4. Mengetahui & memahami konsep e-filing system
5. Memahami secara benar, konseptual, dan komprehensif tentang persyaratan Sistem Manajemen dalam hal dokumentasi
6. Memahami kebijakan-kebijakan institusi yang perlu dituangkan dalam pengendalian dokumen

Materi Training :

1. Document Filling System

• • Ruang lingkup dokumen control dan filing system
  • Prinsip klasifikasi,
  • Klasifikasi abjad: sistem kamus, sitem ensiklopedia dan sistem geografis, dan klasifikasi angka, sistem pemberkasan desimal, sistem pemberkasan kronologis, dan klasifikasi alfanumerik,
  • Pengindeksan dan kualitas indeks,
  • Pengindeksan kata penting
  • Pengindeksan alfabetikal,
  • Prosedur pemeliharaan dokumen,
  • Pengawasan dokumen,
  • Pengelompokan dokumen,
  • Pengelolaan ruang dokumen, dan
  • Masalah umum filling
  • Konsep 5-S dalam pengelolaan dokumen

2. Digitalisasi arsip

• • Hardware dan software yang digunakan dalam sistem pengarsipan elektronik.
  • Perancangan dan perencanaan sistem dan struktur arsip elektronik.
  • Teknik dan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam meng-capture data/dokumen menjadi data/dokumen elektronik.
  • Sistem penyimpanan dan retensi arsip elektronik .
  • Cloud Computing
  • Teknik pengendalian sistem pengarsipan elektronik.
  • Micro film dan Elektonik data

3. Pengendalian dokumen berdasarkan ISO 9001 : 2015

• • Pengantar ISO 9001 : 2015
  • Elemen dokumen
  • Tugas dan tanggung jawab pengendali dokumen/ document controller
  • Mengenal pendekatan proses pendokumentasian
  • Mengidentifikasi dokumen dan pemilik dokumen di setiap bagian / departemen
  • Mengenal dan pemahaman jenis dokumen (internal dan eksternal)
  • Menyusun dan mengembangkan daftar induk dokumen
  • Pengendalian dokumen secara sentralisasi vs desentralisasi
  • Proses revisi dan pemeliharaan dokumen
  • Penanganan soft copy dokumen
  • Tips untuk penulisan dokumen
  • Kiat-kiat dalam menerapkan pengendalian dokumen

4. Diskusi umum dan studi kasus arsip perusahaan atau instansi peserta Training.

Siapa yang harus hadir pada Training ini :

• Manager Operasional
• Officer Operasional
• Officer Operasional SDM dan Umum
• Staff Business Support and Collection
• Staff Office Support
• Staff Planning and Service

Trainer :

Dr.Arief Rahmana., ST.,MT

Lulusan Teknik Industri Universitas Pasundan, Program Magister Program Studi Teknik Manajemen Industri Konsentrasi Manajemen Industri di Institut Teknologi Bandung dan juga Doktor Program Studi Pendidikan Luar Sekolah Konsentrasi Pelatihan dan Pengembangan SDM Universitas Pendidikan Indonesia, sejak 2008 sebagai Dosen Tetap di Program Studi Teknik Industri Universitas Widyatama Bandung, Ia telah memiliki pengalaman sebagai praktisi, akademisi dan konsultan.

Jadwal & Investment :

Durasi Training :  2 hari

Offline Training Termasuk :

1. Materi hand-Out
2. Softcopy materi (Flash disk)
3. Sertifikat
4. ATK (NoteBook dan Ballpoint)
5. Tas kerja 3in1
6. Foto Training
7. Meeting room di hotel berbintang
8. Lunch dan 2x coffee break

Online Training Termasuk :

1. Materi hand-Out (soft copy)
2. Sertifikat

Contact Us For More Information: